Migrar, que son cuatro cosas

Después de cuatro meses, podemos dar por terminada la migración de MailerLite a Acumbamail. Hasta que alguien diga lo contrario, claro.

Todo empezó con la posibilidad de ahorrarnos un gasto recurrente gracias a un plan lifetime. MailerLite nos funcionaba bien, pero siendo esto un hobby y teniendo como única fuente de ingresos los excedentes de La Datolada, reducir costes siempre viene bien. Especialmente si queremos que Datola pueda seguir funcionando incluso cuando no entre un euro ni tengamos hucha.

Técnicamente, tampoco parecía una migración especialmente complicada. Exportar contactos, importarlos, adaptar unas cuantas cosas y listo. Sabíamos que había integraciones, automatizaciones y formularios que tocar. Lo que no dimensionamos fue el trabajo que supondría trasladarlo todo, comprobar que funcionaba y conseguir que la nueva herramienta encajase en nuestra operativa. Difícil, no. Tiempo, sí.

La típica migración de una tarde

Durante años MailerLite fue prácticamente nuestra base de datos. Teníamos algunas automatizaciones, segmentos y formularios repartidos por diferentes sitios. Este año, además, construimos Dársena, nuestro backoffice, que se sincronizaba con MailerLite y alimenta la información del Dataporte.

Y cuando te metes en harina empiezan a aparecer las dudas. ¿Tenemos acceso a los mismos datos mediante la nueva API? ¿Qué hacemos con el histórico de métricas? ¿Podemos replicar las automatizaciones? ¿Y si al cambiar de plataforma cae la tasa de apertura, como ya nos había pasado por otros motivos?

Lo agotador no era la dificultad, sino la cantidad de pequeños detalles y comprobaciones. Revisar flujos, sincronizar campos, probar formularios, comprobar que nada se rompe, pensar en el mañana… Las partes que molan te las ventilas pronto, pero las revisiones parecen no terminar nunca, familiarizarse y pelearte con lo nuevo, ver si existe esa opción u otra similar.

Llegar al 80 % fue relativamente sencillo. El problema fue ese último 20 %: revisar flujos, sincronizar campos, probar formularios, ajustar plantillas y comprobar que nada se rompía ni quedaba atrás. Ninguna tarea especialmente complicada, pero en conjunto nada despreciable la suma de horas.

Uno de los primeros dolores fueron las plantillas. Los editores de email dan demasiada pereza y replicar nuestros diseños bloque a bloque era un coñazo. Probamos a generarlos con Claude y conseguimos un HTML estupendo, pero perdíamos la posibilidad de modificarlos cómodamente desde el editor visual. Muy bonito todo, hasta que otra persona quiere cambiar un bloque en la siguiente newsletter.

Por fortuna, seguimos trasteando y descubrimos, o descubrió Claude, que Acumbamail utiliza el editor BEE y dejaba accesible una API desde el navegador. Eso nos permitió introducir nuestros diseños conservando los bloques editables. Una maravilla, aunque tampoco nos libramos de unas cuantas horas de ajustes.

Migrar también es ordenar la casa

Supongo que con las herramientas pasa algo parecido al feísmo gallego. Vas sumando cosas, haciendo pequeños apaños y encontrando excusas para no revisar lo que ya crees que funciona. ¿Quién había vuelto a leer el correo de bienvenida a la comunidad? ¿O revisado el flujo de alta?

Hace años ya hablaba de estercoleros de datos, pero es algo que aplica en general a cualquier proceso al que no se le haga un mantenimiento por mínimo que sea. Si no se mantiene, innevitablemente se degrada, da igual a que lo apliquemos.

La migración se fue haciendo por fases. El primer objetivo fue preparar las plantillas para la newsletter de agosto, nuestra primera prueba de fuego y primer miedo superado. La tasa de apertura se mantuvo, incluso subió.

Después seguimos con los formularios, automatizaciones y sincronizaciones con nuestro backoffice y volver a conseguir que las nuevas newsletters se volcasen en la web de Datola. Nada especialmente complicado por separado, pero todo consume tiempo, especialmente cuando tienes que comprobar que nada queda atrás y nada se rompe.

También aprovechamos para recuperar las métricas y el contenido de nuestras comunicaciones. Ya habíamos tenido un aviso con la migración de MailerLite Classic a su versión actual, en la que perdimos los enlaces y las métricas de actividad históricas que bien vendrían para el Dataporte. Por suerte, haber llevado las reflexiones a WordPress nos permitió conservar lo más importante, el contenido.

Hasta hace no tanto, nuestra base de datos eran unos Excel, información ciscada por diferentes sitios y la propia herramienta de email marketing. Ahora tenemos Dársena e intentamos que sea ahí donde viva la información de Datola y desde donde se gestione la parte operativa de la comunidad, nos ahorre tiempo que podamos dedicar a otras iniciativas más gratificantes y útiles.

Y como pasa en cualquier obra, ya que estábamos metidos en el fregado, aprovechamos para revisar automatizaciones, mejorar formularios y cambiar procesos de la operativa diaria. La IA ayudó mucho, pero tampoco hace milagros.

Al menos, migrar también fue la excusa perfecta para ordenar un poco la casa y ganar perspectiva para hacerlo mejor la próxima vez.

¿Y si mañana no entra un euro?

Durante la migración me acordaba de David Bonilla, que contaba su particular cautiverio en Mailchimp, con una factura de unos 310 euros al mes.

En nuestro caso, también incentivó el cambio que estuviesemos a punto de pasar al siguiente tramo de MailerLite: 637,20 euros anuales, quizás algo menos por ser una organización sin ánimo de lucro. Una cantidad que seguiría aumentando a medida que crezca la comunidad y que ya sería un importe difícil de justificar.

Ahora mismo podemos asumir determinados gastos gracias a los excedentes de La Datolada. ¿Pero qué pasa si mañana dejamos de tener esa caja? ¿Dejar de mandar comunicaciones? ¿Migrar hacia plataformas que no controlamos como Substack? ¿Tenemos que seguir pagando cientos de euros para que todo lo que hemos construido siga funcionando?

Me gusta pensar que Datola puede y debe sobrevivir, en la medida de lo posible, a un apagón monetario. Que si mañana no entra un euro podamos seguir teniendo nuestra comunidad, nuestros contenidos y nuestros datos. Evidentemente siempre habrá gastos, como dominios o infraestructura y tampoco un plan lifetime garantiza nada.

Y después de estos cuatro meses uno entiende mejor aquello de que «a nadie lo despiden por contratar IBM». Para cambiar de herramienta primero tienes que convencerte y convencer a los demás de que es una buena idea. Porque una cosa es trastear con ella y otra incorporarla al día a día. Después vienen la migración, los dolores de cabeza y conseguir que el equipo se sienta cómodo con la decisión. Entiendo perfectamente que muchas veces se prefiera seguir pagando o vivir con menos funcionalidad antes de meterse en un jardín similar.

¿Compensó? Si ponemos precio a las horas, difícilmente. Pero hemos reducido costes recurrentes, recuperado totalmente el control sobre nuestros datos y aprovechado para mejorar una operativa a la que tampoco le venía mal una revisión.

Algo aparentemente tan tonto y sencillo como migrar una herramienta de email marketing y todavía duele.