Reporting: Herramientas para automatizar tus informes

Todo analista digital pasa por ese momento de crisis existencial en el que te das cuenta que tu día a día se basa en descargarte datos en excel de distintas herramientas para intentar juntarlos en un único punto y poder llegar a alguna conclusión. En este punto, nos repetimos cada día: «Tengo que automatizar esto de una vez». Diseñar y automatizar el sistema de informes que queremos no es un tarea fácil. Hoy os hablaré de mi experiencia por si puede ayudaros en el proceso.

¿Cuándo diseñar un sistema de reporting?

Cómo ya os comentaba en el post de ¿Cómo sacarle partido a mis datos? uno de los primeros puntos en el que hay que centrarse tras tener lista la implementación de la herramienta de analítica digital, es el diseño de los informes o dashboards que necesitamos para realizar un seguimiento adecuado de cómo va nuestro negocio.

Quizás os preguntéis para que es necesario crear informes usando otra herramienta si ya la propia herramienta de analítica digital proporciona unos informes por defecto. Pero lo más habitual es que estos informes no se adapten a todo lo que queremos medir en nuestra empresa.

A continuación os enumero las causas más comunes por las cuales necesitamos usar una herramienta de reporting.

Causa 1: Necesito integrar distintas fuentes de datos

Uno de los escenarios habituales es que la inversión en tus campañas online la tengas en la herramienta de gestión publicitaria y la medición de cuánto tráfico te generan esas campañas lo obtengas de tu herramienta de analítica digital. La cosa se complica si además el éxito de tus campañas, es decir la conversión o número de ventas, sólo lo obtienes consultando en tu CRM.

¿Cómo medirías el retorno real de tus campañas (ROI) sin usar una herramienta específica de reporting? Muy complicado o casi imposible diría yo.

Otra de las fuentes habituales de datos que necesitas consultar e integrar en tus informes son las plataformas de Social Media. Facebook tiene su propia forma de recopilar datos al igual que twitter o pinterest. Si el peso del social media en tu empresa es alto seguramente te interese integrar estos datos con los datos recogidos en tu herramienta de analítica.

Causa 2: Envío automatizado por email

Es habitual que tu jefe o los responsables de los distintos departamentos de la empresa te soliciten datos como analista digital. Dependiendo del departamento les interesarán unas métricas u otras, pero seguramente lo que más les interese es recibir un email diario, a primera hora de la mañana, con la evolución de las métricas principales, por si hay que tomar decisiones de una forma ágil, dispongan de la información actualizada y accesible.

Está claro que adjuntar un informe a un correo no es una tarea de más de unos pocos minutos pero, ¿Qué pasa cuando te vas de vacaciones? ¿O si por cualquier motivo un día no puedes acudir a trabajar a primera hora? Te aseguro que automatizando esta tarea ganarás años de vida y muchaaaaaa tranquilidad.

Causa 3: Personalización

Todas las herramientas de analítica digital suelen disponer de pocas opciones de personalización en cuanto a gráficos y cruces de información se refiere. Lo más habitual es que te surjan necesidades de representar la información con un gráfico que no esté disponible, o que necesites enviar y generar tus informes con los colores corporativos de la empresa. La potencia de representación visual de cualquiera de las herramientas de reporting es sin duda una de las grandes bazas de este tipo de herramientas.

Herramientas de reporting
Diseños de dashboards

Por dónde empezar a diseñar tus informes.

Si los informes son para ti mismo te aconsejo realizar unos bocetos previos de cómo quieres visualizar la información antes de enfrentarte a una automatización. Comenzar a diseñar un informe es enfrentarse a un folio en blanco, llegarás a momentos de bloqueo, ¡No te preocupes todos hemos pasado por eso! Cómo en cualquier proceso de creación es necesaria inspiración y no todos los días estamos inspirados 😉

A mi personalmente siempre me ha ayudado mucho comenzar a representar la información en un excel, integrando en un libro todas las fuentes necesarias y jugando con los distintos cálculos y representaciones. Te aseguro que la primera versión que hagas de un informe nunca será la última ya que a medida que vas revisándolo irás echando en falta métricas, segmentaciones, periodos de comparación…etc

Si los informes los estás diseñando para otros departamentos, además de todo lo anterior, también te aconsejo que te sientes con cada uno de ellos para conocer que información necesitan, esta tarea previa de recopilar los requisitos de cada departamento te aseguro que te evitará muchas idas y venidas en las versiones de cada informe. Realiza una primera versión «menos trabajada» del informe para cada departamento y mantén varias reuniones intermedias para ir refinando hasta llegar a la versión «final».

Herramientas de Reporting

Existen infinidad de herramientas en el mercado pero seguramente muchos de vosotros habéis oído hablar o incluso probado dos de ellas: Google Data Studio y Power BI. Ambas herramientas son muy similares en cuanto a su forma de uso. Ambas tienen una gran potencia visual, tanto por el volumen de gráficos que permiten crear cómo por las opciones de personalización de los estilos.

A continuación os comento las ventajas de uso que veo en cada una de ellas.

Reporting con Google Data Studio

Sin duda una de las grandes ventajas que encontramos en esta herramienta es su facilidad de integración, ya que al ser una herramienta Cloud lo único que necesitas para comenzar a usarla es un usuario de Google. Además si tu herramienta de medición digital es Google Analytics, Data Studio estará integrado con tu ecosistema al 100%.

Compartir tus informes y automatizar los envíos por correo en Data Studio es super fácil, quizás una de las características más potentes a la hora de decantarte por esta herramienta.

Quizás la limitación más grande que le veo a Data Studio es la combinación de datos entre distintas fuentes. Las fuentes de datos combinadas son muy pesadas y según que cálculos y cruces desees realizar puede hacer que el informe sea realmente pesado.

Lo mismo pasa con el volumen de datos y número de fuentes individuales usadas en una misma página del informe, si son demasiadas los tiempos de carga pueden ser realmente desesperantes.

También hay que tener en cuenta que la conexión con datos fuera de los conectores oficiales no son gratuitos y dependiendo del conjunto de datos que deseamos consultar puede ser que necesitemos pagar un conector desarrollado por una tercera empresa. Es posible desarrollar conectores propios pero será necesario un desarrollo realizado por un programador.

Los conectores SQL son para mi sin duda, los que mayor flexibilidad aportan a esta herramienta. Si tienes conocimientos básicos de SQL y acceso a los datos de tu Base de Datos puedes enriquecer mucho tus informes.

Otro conector muy interesante, sobre todo para las versiones de GA4, es el de BigQuery. Con el podrás importar datos externos y consultarlos conjuntamente con los datos de tu cuenta de Google Analytics. Eso sí, el almacenamiento y consulta en BigQuery tiene un coste asociado.

Reporting con PowerBI

PowerBI dispone de 2 versiones de su herramienta, una en formato escritorio, gratuita pero más limitada en funcionalidades, y otra en formato cloud que dispone de funcionalidades como la de compartir los informes vía URL o programar su envío que no tenemos en su versión escritorio. Para esta última versión es necesario pagar una licencia de uso del producto.

El uso tanto de PowerBI cómo de Data Studio son muy similares, personalmente no he encontrado diferencias en la curva de aprendizaje para dominar cualquiera de las dos herramientas.

El punto fuerte de PowerBI es sin duda la flexibilidad que permite a la hora de trabajar con las fuentes de datos. Con la funcionalidad de Power Query puedes crear, limpiar y transformar tus datos como desees.

Además con PowerBI puedes incluir datos de múltiples fuentes en un mismo gráfico y tabla, esta característica no está disponible a día de hoy en Data Studio.

¿Qué herramienta de reporting elegir?

Cómo siempre os digo la elección de una herramienta u otra depende mucho del stack tecnológico de la empresa. Analiza con qué sistemas debes integrarte para extraer los datos que necesitas para tu reporting, consulta todos los conectores de los que dispones para ello y elige aquella herramienta dónde sea más fácil recuperar los datos.

¿Me recomendáis otra herramienta para crear mis informes?

Fátima Andrade
Fátima Andrade

LLevo más de 8 años trabajando en negocios digitales, analizando y estableciendo estrategias para aumentar el retorno de la inversión en Marketing. Actualmente mi día a día se basa en segmentar clientes y orquestar los canales de comunicación dentro de una visión 360 omnicanal del cliente.

Necesitas compartirlo y lo sabes!

2 comentarios en «Reporting: Herramientas para automatizar tus informes»

  1. Por aquí un fan de datastudio. Quizá sea por costumbre o por desconocimiento de PowerBI, pero bueno, de momento muy buenos resultados y más metiendo por medio alguna herramienta como R para procesar los datos mostrados 🙂

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    • Yo muy fan de datastudio, es más fué la primera herramienta de reporting que he usado y si tienes las fuentes de datos limpias es muy versátil. Ahora bien fuentes de datos más compleja dónde haya que realizar mucho proceso de ETL sin duda powerBI :-). Gracias por tu comentario Sergio!

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