Cuando se realiza un análisis es habitual que haya mucha «información» de entrada: ideas que nos gustaría revisar en los datos, hipótesis de partida, aprendizajes de otros análisis previos, opiniones de compañeros en base a lo que conocen, etc. A esto hay que añadir la información que vamos a poder sacar tras revisar los datos y haberles dado un buen repaso. Sacar información relevante dentro de este mar de información es una tarea compleja. De entre todo lo que se encuentre, hay que seleccionar lo importante, lo que resuelve o da información relevante. Esto no es exclusivo de los análisis, en la visualización de datos el proceso es muy similar. Lejos ha quedado lo de «cuantos más gráficos mejor», sino que debe ser algo muy pensado. Intentar que cada gráfico aporte información dentro del contexto global. Cuando se habla de un cuadro de mandos que usarán otros usuarios e incluso puede que diferentes perfiles de nivel, esto se hace todavía más complejo.
Fuente: marketoonist
Cómo debe ser un cuadro de mandos
Un cuadro de mandos debe tener la información necesaria para el motivo por el cuál se ha propuesto. Pero debe de ser lo suficientemente sencillo de usar y completo para que sea realmente útil. Hay muchos dashboards que mueren por falta de uso. Porque el cliente no lo entiende. Porque la información que tiene no es relevante. Porque en las especificaciones no quedó realmente bien definido y no es lo que esperaban…
No hay una fórmula mágica ya que el propósito de un dashboard puede ser muy amplio. Pero sí hay algunas reglas que normalmente ayudan a poner un foco en lo importante, y que sea un dashboard acotado. La sencillez parece sencilla pero no lo es 🙂
Antes de empezar a «pintar» hay que pensar qué es lo que se quiere contar, cuál va a ser la historia. El proceso es similar a cuando se realiza un análisis. Cuando se tiene claro cuál es el análisis aclaratorio, esa historia específica con el interés suficiente para ser contada, ahí es cuando nos ponemos a pensar cómo representar esa información.
Preguntas a tener en cuenta
Si es un cuadro de mandos, la historia no está tan focalizada como en un análisis, pero sí debe ser bajada a detalle:
¿Quién va a utilizar el dashboard?
Conocer esto es muy importante ya que nos da el punto de madurez analítico necesario. Qué KPIs son más importantes para el cliente y de qué forma será más fácil de leer para él. Si se ha trabajado en otras ocasiones con las personas destinatarias es mucho mejor. En ese caso tenemos a mayores la experiencia de qué es lo que consideran más importante, como consultan la información, a qué nivel de detalle necesitan el desglose…
¿Cuál queremos que sea la aportación?
Punto imprescindible a definir al principio, pensar cómo segmentar la información que facilite el análisis y resultados
¿Cómo usarán los datos?
Conocer cuál es la frecuencia de uso, cada cuanto tiempo les interesa revisar, qué histórico es necesario… A diferencia de un análisis contado, la lectura del dashboard lo van a realizar «en la intimidad». Aunque se explique el funcionamiento como punto de partida, la revisión de los datos la realizarán ellos directamente por lo que tenemos menos control. Se debe tener un nivel de detalle claro ya que no estaremos presentes para ver como lo usan y qué tipo de insights desarrollan. Y a esto también hay que añadir que es muy posible que hayan datos outliers que trastoquen la información y la lectura pueda ser menos clara.
Pasos para crear un cuadro de mandos
Después de estas primeras definiciones, toca definir lo que queramos representar. En mi caso:
- Primero pienso en los KPIs relevantes. En qué dimensiones y métricas son interesantes a representar. Qué gráficos pueden trabajar conjuntamente para apoyarse, que deriva en tipos de gráficos
- Tras todo lo planteado, que a mi me es más fácil en papel pero hay muchas herramientas que ayudan a esto, se hace la revisión de si todo lo planteado es necesario. Si da una visión global completa o queda alguna patita no analizada.
- Una vez tenemos lo necesario, toca la aventura de cómo lo represento. La elección de los componentes también debe ser meditada y pensar de nuevo quién va a utilizar este dashboard. Por ejemplo, puede que quiera representar como se dividen las sesiones entre canales. La norma habitual es no utilizar gráficos de tarta cuando hay muchos valores diferentes. Pero a veces puede que haya que saltarse las normas, porque el cliente así lo quiere o porque sabes que es la forma más fácil de entender para él.
Conclusiones
Lo más importante en un cuadro de mandos es que se utilice. Que sea útil. Que se puedan sacar insights. Que se pidan cambios a medida que se vaya avanzando en el nivel de los análisis y se pueda aprovechar más esa información. Hay que intentar apoyarse en las recomendaciones muy estudiadas de cómo se consume mejor la información, ya que esto ayudará a la comprensión. Pero no se debe perder el foco de a quién va dirigido.
Natalia Estévez
Empecé en el mundo de la analítica de casualidad hace más de 7 años, me encantó y decidí quedarme por aquí desde entonces. Sigo viéndolo como el primer día, lleno de retos, proyectos y nuevas tecnologías para aprender y seguir experimentando. Me gusta estar en la parte técnica, pero también poder analizar lo que se ha recogido y planteado, ¡inmersión de datos total!